Il problema: i contatti arrivano, ma la risposta arriva tardi
Una richiesta può arrivare dal sito, da Facebook, da Instagram, da Google o da WhatsApp. Se ogni canale viene gestito in modo diverso, alcuni contatti restano senza risposta e altri ricevono domande ripetute. L’agente perde tempo a ricostruire informazioni che potevano essere raccolte subito.
Il problema aumenta fuori dall’orario di ufficio. La persona chiede informazioni su un immobile o una valutazione, non riceve risposta e continua la ricerca. Quando l’agenzia richiama, il contatto può essere già freddo o aver parlato con un concorrente.
Cinque canali. Un solo processo.
Prima: percorsi separati
Canali diversi, risposte diverse, informazioni sparse.
Dopo: un flusso organizzato
- Richiesta
- Prima risposta
- Raccolta informazioni
- Riepilogo
- Agente
La soluzione: automatizzare il primo passaggio
Un chatbot ben progettato accoglie la richiesta, risponde alle domande semplici e raccoglie le informazioni necessarie. Poi passa il contatto all’agente con un riepilogo chiaro. Il team sa chi richiamare, per quale motivo e con quale priorità.
L’automazione non prende decisioni commerciali e non conduce la trattativa. Lavora sul passaggio iniziale, dove velocità e ordine possono fare una differenza concreta.
Automatizzare il passaggio. Non la relazione.
Automazione
- Risponde alle domande previste
- Raccoglie informazioni
- Organizza la richiesta
- Identifica il motivo del contatto
- Prepara un riepilogo
- Passa la conversazione
Agente
- Approfondisce la situazione
- Valuta il contesto
- Costruisce la relazione
- Gestisce le obiezioni
- Prende decisioni
- Conduce la trattativa
Richieste da proprietari
Chi vuole vendere può indicare zona, tipologia dell’immobile, tempi e motivo della richiesta. Il flusso non deve trasformarsi in un interrogatorio. Bastano le domande utili per preparare il richiamo e assegnare il contatto alla persona giusta.
Se il proprietario chiede una valutazione, il chatbot spiega il passaggio successivo e raccoglie la disponibilità. L’agente riceve un contatto più ordinato e può iniziare la conversazione dal punto corretto.
Richiesta di un proprietario
Vorrei capire quanto vale il mio appartamento.
In quale zona si trova?
Che tipo di immobile è?
Stai pensando di venderlo?
Quando preferisci essere ricontattato?
Richieste sugli immobili
Un acquirente può chiedere prezzo, disponibilità, caratteristiche o una visita. Il chatbot risponde usando soltanto le informazioni approvate dall’agenzia. Quando manca un dato, passa la domanda all’agente senza inventare una risposta.
Il flusso può raccogliere esigenze essenziali come zona, budget, tempi di acquisto e necessità di vendere un altro immobile. Queste informazioni aiutano il team a distinguere una richiesta generica da un contatto da richiamare rapidamente.
Richiesta di un acquirente
L’appartamento in Via Roma è ancora disponibile?
Sì, l’immobile risulta disponibile.
Vuoi richiedere una visita?
Quale giorno preferisci?
Hai esigenze essenziali da segnalare all’agente?
Collegamento con campagne e sito
Le campagne Meta e Google Ads portano persone al sito o a una landing page. Se il passaggio successivo è confuso, una parte del budget viene persa. Il chatbot può accompagnare l’utente dal messaggio della campagna alla richiesta, mantenendo le domande coerenti con l’annuncio.
Possiamo inoltre registrare gli eventi necessari per capire da dove arriva il contatto e quale percorso ha seguito. Il tracciamento viene impostato nel rispetto delle scelte espresse dall’utente sui cookie.
Fonte → campagna → percorso → richiesta
Regole, tono e controllo
Prima di attivare il sistema definiamo cosa può dire, quali informazioni può usare e quando deve passare la conversazione a una persona. Prepariamo risposte semplici, coerenti con il tono dell’agenzia e facili da aggiornare.
Il sistema va controllato nel tempo. Verifichiamo le conversazioni, le domande che non trovano risposta e i punti in cui le persone abbandonano. Da questi dati miglioriamo il flusso senza renderlo più complicato del necessario.
Prima di accenderlo, decidiamo i confini.
Orari, servizi, informazioni approvate e dati disponibili sugli immobili.
Le informazioni necessarie per capire il motivo della richiesta e preparare il passaggio.
Inventare informazioni, formulare promesse o prendere decisioni commerciali.
Domande non previste, situazioni delicate, trattative e richieste che richiedono una valutazione umana.
Come lavoriamo
Partiamo dal processo attuale: da quali canali arrivano i contatti, chi risponde, quali informazioni vengono raccolte e dove vengono salvate. Solo dopo scegliamo strumenti e automazioni.
Seguo direttamente il progetto e lavoro con un massimo di 8 agenzie alla volta. L’obiettivo è creare un sistema che il team sappia usare, non aggiungere un altro software da controllare.